El crecimiento de un centro de Self Storage no depende únicamente de aumentar el número de boxes o captar nuevos clientes. A medida que el negocio gana volumen, también crecen los contratos, facturas, reservas, accesos, incidencias y oportunidades comerciales que deben administrarse. Ante esta realidad, la automatización en Self Storage permite centralizar procesos y reducir la carga derivada de las tareas repetitivas. CEESA desarrolla All Box Manager, un software específico orientado a la gestión automatizada y desasistida de centros de alquiler de trasteros.
Automatizar la operativa para gestionar un mayor volumen
All Box Manager reúne en una misma herramienta diferentes áreas necesarias para el funcionamiento diario de un centro. El software permite controlar la situación de los boxes, conocer niveles de ocupación y rentabilidad por zonas, gestionar clientes y contratos, generar facturación recurrente y administrar servicios complementarios, compras, proveedores y existencias.
La plataforma incorpora además un mapa interactivo desde el que se pueden consultar espacios, formalizar contratos o gestionar reservas. A ello se suman la integración con sistemas de firma electrónica, un módulo contable conectado con la gestión y la sincronización con alarmas, accesos y otros elementos de seguridad.
Esta centralización busca evitar que el crecimiento del negocio implique necesariamente multiplicar procesos manuales. El módulo de analítica permite estudiar información relacionada con alquileres, promociones, depósitos y otros indicadores, mientras que el CRM reúne presupuestos, incidencias y oportunidades comerciales. All Box Manager está además homologado como software garante para TicketBAI en Bizkaia, Araba y Gipuzkoa.
Inteligencia artificial para mantener activa la atención comercial
La automatización en Self Storage también puede extenderse a la relación con potenciales clientes. All Box IA es el asistente virtual integrado con el ERP de All Box Manager y está diseñado para mantener la atención comercial mediante llamadas telefónicas y WhatsApp las 24 horas del día durante todo el año.
A diferencia de los sistemas telefónicos automatizados tradicionales, la solución emplea inteligencia artificial generativa para interactuar con los usuarios. Puede responder preguntas sobre tarifas y disponibilidad de trasteros, atender consultas comerciales e intervenir en procesos previos a la contratación. El sistema también puede enviar preofertas mediante SMS a los contactos interesados.
La herramienta permite determinar cuándo actúa el asistente y en qué momento una conversación debe derivarse al personal del centro. Entre sus funciones se encuentra asimismo la gestión automatizada de determinadas situaciones de impago, mediante el envío de enlaces de pago y la gestión de bloqueos asociados.
Las reservas y contrataciones pueden conectarse, además, con la página web del centro para mostrar disponibilidad en tiempo real. El área privada web y la aplicación permiten posteriormente consultar y descargar contratos y facturas.
Para CEESA, el avance hacia centros más automatizados permite abordar el crecimiento desde una estructura tecnológica capaz de integrar gestión, ventas, facturación, seguridad y atención comercial. En un sector donde cada nuevo alquiler genera procesos administrativos asociados, reducir tareas repetitivas mediante tecnología facilita que el aumento de clientes, boxes o centros no tenga que traducirse en un incremento equivalente de la carga operativa.
